Løsning til Danmarks Restauranter og Caféer (DSR)

Word løsning til medlemsmøder og opfølgning.

Danmarks Restauranter & Cafeer, DRC, tilbyder medlemskab for alle restauranter, cafeer, barer, diskoteker og overnatningssteder m.m. i Danmark.

DRC’s konsulenter besøger dagligt et stor antal medlemmer/potentielle medlemmer og afholder servicemøder med dem. I den forbindelse har de brug for at gennemgå en lang række af potentielle samarbejdspartnere/leverandører, som kunne være interessante for medlemmet, samt indsamle en del oplysninger om medlemmet og deres individuelle behov.

Det har indtil videre været en besværlig, tidskrævende og manuel proces at indsamle oplysninger fra alle disse møder, hvor alt blev skrevet op i hånden på papirskemaer – og ikke mindst at få fulgt op på møderne i form af referater, e-mails til medlemmer og leverandører osv.

DRC ønskede derfor en så automatiseret løsning som muligt, så konsulenterne kunne arbejde effektivt og koncentrere sig om at holde møder og rådgive og sælge – i stedet for at nusse med papirnoter i mange timer. Og en vigtig faktor i løsningen skulle være, at løsningen skulle kunne køre i ”skyen” (OneDrive), da det ikke var muligt at lagre og tilgå filer via et fysisk fælles netværksdrev.

Efter afholdelse af flere møder med de involverede konsulenter, for at sikre en så god og effektiv arbejdsgang som muligt i konsulentens daglige arbejde, blev der udviklet en løsning med Word som end-user applikation. Løsningen består af:

• Word skabelon til mødereferat fra medlemsmøder (medlemskonsulentskema)

• Administrationsmodul til system

• Word skabelon til Mail-templates

• Aktivitetsopfølgningsprogram

• Vejledning til opsætning og brug af systemet

 

Administrationsmodul

Hovedfunktionen for dette administrationsmodulet er at vedligeholde en liste over leverandører/samarbejdspartnere. Modulet består af en Excel projektmappe, hvor samtlige oplysningerne om partnerne registreres. Endvidere registreres i samme projektmappe en række af nødvendige systemparametre (f.eks. placering af systemhjælpefiler m.m.)

drc 01

 

Alle oplysninger i projektmappen lagres i en XML-fil, der benyttes som input til ”Mødereferat skabelonen”, som er den del af løsningen, som konsulenten bruger under afholdelse af møder.

 

Word skabelon til email-templates

Der blev udviklet en speciel Word skabelon til kunden, således at de selv kan generere de forskellige typer standard e-mails, der skal sendes til medlemmer og partnere som opfølgning på medlemsmøder (kvittering, referat, e-mail med lead til leverandører osv.).

 

Aktivitetsopfølgningsprogram

Alle aktiviteter logges i log-filer for hver konsulent, og logfilerne kan åbnes i Excel enten enkeltvis eller samlet, så det er nemt for virksomheden at få et overblik over, hvilke medlemmer der er besøgt, hvor mange leads der sendes til de enkelte partnere osv.

drc 02

 

Word skabelon til mødereferat

Medlemskonsulentskemaet blev lavet i Word, og denne Word-skabelon er kernen og omdrejningspunktet i løsningen. Skabelonen benytter de stamdata, der genereres af Administrationsmodulet, og fører konsulenten sikkert og nemt igennem processen, der skal gennemføres under et møde:

• Opsamling af kontaktinformation

• Beskrivelse og gennemgang af mulige partnere

• Oprette aftaler omkring kontakt fra partnere (leads)

• Udsendelse af e-mails til medlem og partnerne

• Opsamling af log-data, så der kan foretages opfølgning på gennemførte møder og udsendte leads til partnere.

Opsamling og indtastning af oplysninger foregår via en dialogboks, som er opbygget som en wizard/guide med flere sider. Hver enkelt step i guiden fuldføres, inden konsulenten går videre til næste trin, indtil alle steps i processen er fuldført.

Når der klikkes på Afslut startes en afslutningsproces:

• Der dannes en Word-fil som indeholder et referat af mødet med alle aftaler og svar på spørgsmål, som gemmes i et arkiv på OneDrive.

• Referatet omdannes til en PDF-fil, der sendes til kunden med det samme og gemmes i et arkiv på OneDrive, samt sendes til en mailadresse hos DRC, med henblik på at kunne gemme pdf’en i SuperOffice på kundens sag.

• Der afsendes mails til alle valgte partnere med den relevante information om spørgsmål og svar, samt tidsfrist på kontakt til medlemmet.

• Der skrives til aktivitets-loggen, som gemmes på OneDrive.

 

drc 03

 

Denne proces betyder, at når sælgeren forlader møde, er alle opfølgende aktiviteter vedrørende mødet afsluttet og alle e-mails er afsendt, og medlemmet har allerede modtaget referatet. Med denne løsning vil DRC fremstå som en effektiv og professionel organisation over for deres medlemmer og evt. nye medlemmer.

Løsningen er leveret som et samarbejde mellem Word Specialisten og PIVOT Data.

 

Kontakt

Kontakt mig for en uforpligtende snak om, hvordan jeg kan hjælpe dig eller din virksomhed

Word Specialisten v/Helle Nielsen
Søtofteparken 74 Ganløse
- 3660 Stenløse
Ring: +45 35 12 22 59
Skriv: info@wordspecialisten.dk

kontaktformular på hjemmesiden