Løsning til Københavns Kommune
Word skabeloner og standarddokumenter med integration til SharePoint

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen i Københavns Kommune har udviklet Arbejdsgangsportalen i SharePoint. Portalen bruges af medarbejderne som en guide til ansvarsfordeling, arbejdsgange og snitflader imellem de forskellige enheder i forvaltningen.

 

Københavns Kommune bruger endvidere portalen til at oprette breve til borgerne, således at medarbejderne har nem adgang til de breve, som Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen samt de forskellige jobcentre sender til borgerne.

 

Fra 400 Word dokumenter til 2 skabeloner

I deres eksisterende Word løsning fandtes en lang række af Word dokumenter, som hver især var tilknyttet separate links i SharePoint-portalen. I mange tilfælde lå det samme dokument i flere kopier, hvor blot afsenderadressen var ændret, for at hvert enkelt center kunne sende dokumentet med deres adresse. Og hver gang en bruger skulle sende et brev, måtte brugeren selv indtaste sine personlige oplysninger.

Dette var naturligvis ikke brugervenligt, og mht. vedligeholdelse medførte dette, at ca. 400 enkeltstående dokumenter skulle redigeres manuelt og individuelt, hvis kommunen foretog ændringer i layout eller sideopsætning.

 

2 grundlæggende skabeloner

Forvaltningen fik en skabelonløsning, som består af 2 grundlæggende skabeloner, en for forvaltningen og en for jobcentrene, da disse ikke delte samme layout og opbygning.

Samtlige standardtekster (de tidligere 400 individuelle skabeloner) blev gemt som separate tekstblokke, uden layoutmæssigt indhold.
Samtlige medarbejderinformationer blev oprettet som lister i SharePoint, og alle links i portalen til individuelle dokumenter blev under overfladen udskiftet med links til skabelonerne.

Via nogle kodemæssige events på disse links blev den enkelte medarbejders informationer herefter linket sammen med den nødvendige grundskabelon og den valgte standardtekst – og resultatet blev et færdigt brev med korrekte afsenderdata, tekstindhold og layout/logo.

 

Word 2003 skabeloner

 

Det er nu muligt for forvaltningen at foretage alle ønskede layout- og opsætningsmæssige ændringer i de 2 Word grundskabeloner, herunder udskiftning af skrifttyper og punktstørrelse, uden at dette medfører ændringer i de mange individuelle standardtekster.

På tilsvarende vis kan samtlige standardtekster redigeres individuelt uden at det påvirker grundskabelonerne.

Kontakt

Kontakt mig for en uforpligtende snak om, hvordan jeg kan hjælpe dig eller din virksomhed.

Word Specialisten v/Helle Nielsen
Søtofteparken 74 Ganløse – 3660 Stenløse
Ring: +45 35 12 22 59
Skriv: info@wordspecialisten.dk

Send en besked

6 + 7 =