Løsning til MOE

Word skabeloner med integration til Outlook samt Excel skabelon

MOE har fået udviklet en lang række af Word skabeloner til breve, notater, referater, rapporter osv.

MOE har 5 afdelinger i Danmark og 1 i Norge, og alle afdelinger benytter samme skabeloner. Skabelonerne har integration til Outlook, som styrer afdelings- og personspecifikke oplysninger i dokumenterne. Desuden har skabelonerne en offline funktion, således at nødvendige informationer til opbygning af sidehoved og sidefod i dokumenterne, logovalg m.m. er til stede, hvis en medarbejder er i marken med den bærbare.

Alle dokumenter kan udfærdiges på dansk, norsk, engelsk og tysk. Alle oversættelser af faste ord og termer varetages via et separat administrationsmodul. Via skabelonernes brugerflade vælger brugerne det ønskede sprog, hvorefter dokumentet oversættes via et indbygget sprogmodul.

 

Referat dokument

Når man er et rådgivende ingeniørfirma, er der visse dokumenttyper som man har behov for at oprette i mange forskellige udgaver. F.eks. findes dokumenttypen “Referat” i følgende udgaver: Mødereferat, Byggemødereferat, Bygherremødereferat, Opstartsmødereferat, Projektgennemgangsmødereferat, Projekteringsmødereferat, Sikkerhedsmødereferat og Telefonreferat. Alle typer referater har nogle fællestræk (opbygning og layout), men er naturligvis individuelle i indhold. I stedet for at oprette en skabelon pr. referattype er der udviklet 1 referatskabelon, hvor brugeren har mulighed for at vælge mellem alle typer. Alt individuelt indhold til dokumenterne importeres herefter fra en separat folder.

 

Skabeloner til Word og Excel

Udover Word skabeloner er der også udviklet en skabelon til tegningslister i Excel. Skabelonen er lige som Word skabelonerne automatiseret, så den projektmapperne kan tilpasses den enkelte afdeling.

Moe & Brødsgaard word skabelon

På denne måde fungerer flere af skabelonerne som “dokumentgeneratorer”, som giver brugerne mulighed for at oprette flere undertyper af en dokumenttype. Det er simpelt og nemt at oprette flere dokumenttyper eller tage nogen ud, eller foretage ændringer i eksisterende, uden at den grundlæggende skabelon skal ændres. Det sparer tid og ressourcer til vedligeholdelse.

Flere af referattyperne benytter en nummerering af overskrifterne i dokumentet, der afspejler det aktuelle mødenr. Hvis det f.eks. er møde nr. 3, der afholdes i et projekt, starter alle nummererede overskrifter med “3”. Referatskabelonen har derfor indbygget funktionalitet, der giver brugeren mulighed for at åbne et eksisterende referat og angive et nyt mødenr., hvorefter samtlige overskrifter i dokumentet ændres til.

Vi har styr på vores Word dokumenter. Som en professionel virksomhed med mere en 350 ansatte, er det meget vigtigt for os, at rapporter, breve, notater og andet skriftligt materiale altid har samme høje kvalitet, når det sendes ud af huset. Siden 2006 har Moe & Brødsgaard samarbejdet med Word Specialisten. Det har bragt orden i vores skabeloner, så vi i dag har et stort udvalg af skabeloner, der bare virker.

Igennem alle årene har jeg oplevet meget professionel sparring om, hvordan vi bedst muligt kan udforme de forskellige skabeloner. Der er altid levering til tiden, og så med et smil.

Vi stod i sin tid foran en opgradering af samtlige Word skabeloner til fra Office 2003 til Office 2010 (og senere 2013), hvilket jeg imødeså med ro i sindet.

Morten Andersson

Miljø- og udviklingschef, Moe & Brødsgaard A/S

Kontakt

Kontakt mig for en uforpligtende snak om, hvordan jeg kan hjælpe dig eller din virksomhed.

Word Specialisten v/Helle Nielsen
Søtofteparken 74 Ganløse – 3660 Stenløse
Ring: +45 35 12 22 59
Skriv: info@wordspecialisten.dk

Send en besked

8 + 10 =