Løsning til Sundhedsdatastyrelsen m.fl.

Outlook e-mail signaturløsning til Sundhedsdatastyrelsen m.fl.

Word Specialisten lavede en løsning til Sundhedsdatastyrelsen, som består dels af en Word skabelon og dels af en Word addin (global skabelon).

Som en del af et større skabelonprojekt i forbindelse med implementering af nyt layout, skulle Sundhedsdatastyrelsen have udviklet skabeloner og tilføjelsesprogrammer til hele Office-pakken – Word, Excel og PowerPoint. Og som en del af dette skabelonprojekt ønskede Sundhedsdatastyrelsen at få lavet en løsning til medarbejdernes Outlook signaturer.

Outlook signaturer glemmes ofte af virksomhederne i forbindelse med implementering af nyt logo, layout m.m., da det er jo blot en hurtig besked e.l., vi skal have af sted i en fart. Men e-mailen er på samme måde som virksomhedens breve et ”ansigt udadtil”, når vi kommunikerer med kunder og forretningsforbindelser, så derfor er det vigtigt at opsætte en velfungerende e-mail signatur med de nødvendige kontaktoplysninger.

Sundhedsdatastyrelsen ønskede at få lavet en signaturløsning, som var nem at anvende for den enkelte medarbejder. Medarbejderen skulle gerne selv kunne oprette – og til enhver tid redigere – deres signatur meget hurtigt og nemt, så man undgik flaskehalse hos IT-afdelingen, og løsningen skulle sikre, at alle medarbejdere fik oprettet en ensartet signatur. Det var naturligvis vigtigt for virksomheden, netop i forbindelse med den omfattende implementering af nyt layout, at signaturen fremstod helt rigtigt, jf. grafikerens opsætning, for den enkelte medarbejder.

Outlook e-mail signaturløsning til Sundhedsdatastyrelsen

En løsningsmodel til oprettelse af DK og UK udgave af e-mail signatur

Word Specialisten lavede en løsning til Sundhedsdatastyrelsen, som består dels af en Word skabelon og dels af en Word addin (global skabelon).

Word skabelonen indeholder opsætningen for e-mail signaturen, præcist som når der laves en opsætning for fx en brevskabelon. Skabelonen blev opsat præcist efter grafikerens oplæg. Skabelonen svarer til en form for ”formular”, hvor det kun er muligt at indtaste oplysninger i de nødvendige felter, så medarbejderen ikke kunne redigere i signaturens ”fortrykte” tekst, logo, opsætning m.m.

Løsningen blev lavet, så det var mulighed for at oprette både en dansk signatur, som helt automatisk anvendes af Outlook som default signatur i nye mails og svarmails, og den engelske blev oprettes som en alternativ signatur, som medarbejderen let kunne indsætte i e-mailen efter behov. Og løsningen imødekom også ønsket om at kunne udelade visse oplysninger, dvs. hvis f.eks. mobilnr. ikke blev udfyldt, skulle linjen automatisk blive slettet fra signaturen, så snart e-mail signaturen gemmes.

Nem oprettelse/redigering af e-mail signaturen hos brugeren

På fanen Hjem i Word får brugeren, via et Word tilføjelsesprogram (add-in), en gruppe, ”SDS skabeloner”, hvor medarbejderen har nem adgang til at oprette nye dokumenter på basis af deres Word skabeloner. Og her finder brugeren også knappen ”Outlook signatur”.

Ved klik på knappen ”Outlook signatur” får medarbejderen mulighed for at oprette og redigere den danske og engelske signatur.

Signaturen fremkommer som et skrivebeskyttet Word-dokument, hvor brugeren kan indsætte info i de grå felter.

Når felterne er udfyldt, gemmer/lukker medarbejderen dokumentet, hvorved den danske udgave af signaturen helt automatisk gemmes og aktiveres som signatur i Outlook e-mails.