Artelia case
Skabeloner til Word, Excel, PowerPoint og Outlook
Artelia (tidligere Moe & Brødsgaard, og MOE) har gennem mange år fået udviklet en lang række af skabeloner til Word, Excel, PowerPoint og Outlook.
1 skabelon til mange afsendere og sprog
Skabelonerne har integration til Outlook og ActiveDirectory, som styrer afdelings- og personspecifikke oplysninger i dokumenterne. Desuden har skabelonerne en offline funktion, således at nødvendige informationer til opbygning af sidehoved og sidefod i dokumenterne, logovalg m.m. er til stede i offline situationer.
Alle dokumenter kan udfærdiges på flere sprog og med flere afsenderadresse. Al funktionalitet omkring oversættelser og afdelingsoplysninger er integreret i skabelonuafhængige filer, så rettelser i denne type oplysninger ikke kræver ændringer i de enkelte skabeloner. Via skabelonernes brugerflade vælger brugerne det ønskede sprog, afdeling, dokumenttype og en række øvrige indstillinger for dokumentet, hvorefter dokumentet oprettes i forhold til valgene.
1 skabelon til mange underliggende dokumentvariationer
Når man er et rådgivende ingeniørfirma, er der mange dokumenttyper, som man har behov for at oprette i mange forskellige varianter, fx standardiserede breve, notater, referater, aftaler, kontrakter, rapporter etc. Og indenfor hver overordnede dokumenttype er der behov for flere undertyper/varianter. Fx er et ”referat” er ikke bare et referat, men kan bl.a. være: Mødereferat, Byggemødereferat, Bygherremødereferat, Opstartsmødereferat, Projektgennemgangsmødereferat, Projekteringsmødereferat, Sikkerhedsmødereferat og Telefonreferat. Alle typer referater har nogle fællestræk (opbygning og layout), men er naturligvis individuelle i indhold, og nogle består af et miks af stående og liggende sider.
I stedet for at oprette en skabelon pr. referattype er der udviklet 1 referatskabelon, hvor brugeren har mulighed for at vælge mellem alle typer. Alt individuelt indhold til det endelige dokument importeres i skabelonen fra separate filer.
På denne måde fungerer de fleste af skabelonerne som ”dokumentgeneratorer”, som giver brugerne mulighed for at oprette flere undertyper af en dokumenttype. Løsningen er lavet meget brugervenligt, så det er simpelt og nemt at oprette flere dokumenttyper eller tage nogen ud, eller foretage ændringer i eksisterende, uden at den grundlæggende skabelon skal ændres. Det sparer tid og ressourcer til vedligeholdelse.
Indenfor de enkelte dokumenttyper, fx referater, har kunden brug for at afvikle specielle dokumentspecifikke funktioner på tværs af dokumenterne. Til dette formål er der i flere af skabelonerne udviklet en fane på Båndet, som åbner sammen med skabelonen. Og på denne skabelonspecifikke fane findes knapper/funktioner til brug i disse dokumenter.
Skabeloner til hele Office pakken
Ud over en lang række af Word skabeloner er der også udviklet skabeloner til fx tegningslister i Excel. Excel skabelonerne er lige som Word skabelonerne automatiseret, så projektmapperne kan tilpasses den enkelte afdeling, og med integration til Outlook og ActiveDirectory.
Og sidst, men ikke mindst, er der udviklet en lang række skabeloner til PowerPoint og standard e-mails i Outlook.
Add-ins til Word, Excel og PowerPoint – udvidet programfunktionalitet
Kunden har bl.a. brug for en nem brugerflade/adgang til deres skabeloner, for at gøre det let for brugerne af finde skabelonerne til de daglige opgaver. Der er lavet funktionalitet til, at alle Word-, Excel- og PowerPoint filer i det korrekte filformat og med specifik navngiving loades automatisk i respektive rullelister på fanen Hjem i de 3 forskellige programmer. Outlook-skabeloner administreres i Word. Kunden kan dermed frit selv styre, hvilket skabeloner der skal optræde i rullelisterne.
Derudover er det vigtigt for kunden, at programmerne loader corporate farver og fonte ved opstart. I det hele taget er der flere centrale ting, som varetages ved opstart af de forskellige Office programmer.
Til ovenstående formål er der udviklet specielle add-ins til Word, PowerPoint og Excel.
Kontakt
Kontakt mig for en uforpligtende snak om, hvordan jeg kan hjælpe dig eller din virksomhed
Word Specialisten v/Helle Nielsen
Himmelev Skovvej 87
4000 Roskilde
Ring: +45 22 22 35 12
Skriv: info@wordspecialisten.dk
Persondatapolitik
kontaktformular på hjemmesiden
E-mail: info@wordspecialisten.dk
Telefon: +45 22 22 35 12
Persondatapolitik