Automatisering af arbejdsgang i projektbeskrivelser – Statisk Dokumentation

Dan-Element henvendte sig til Word Specialisten med ønsket om at få automatiseret så meget muligt i arbejdsgangen omkring udfærdigelse af de Word dokumenter, som indgår i et samlet projekt – Statisk Dokumentation – for en opgave.

For hvert nyt projekt udfærdiger Dan-Element 8 separate Word-dokumenter med diverse konstruktionsafsnit m.m., der til sidst konverteres til pdf.

I Word-dokumenterne indsættes der projektoplysninger, som er fælles for alle dokumenter – som fx Sagsnavn, Sagsnr., Navn på konstruktionsafsnit, Udarbejdet af – blot for at nævne nogle eksempler. Disse oplysninger er dels nævnt på forsiderne i dokumenterne, og dels spredt ud i teksten i dokumentet. Flere oplysninger kunne således stå 1 sted eller mange steder ned igennem et dokument.

Udover de fælles sagsoplysninger indsættes der også oplysninger, som er specifikke for det enkelte underdokument med konstruktionsafsnit.

Og sidst, men ikke mindst, er der i et projekt forskellige stadier af projektstatus (udarbejdelse, kontrol, godkendt, udgivet etc.), som skal foregå i en bestemt rækkefølge, og som udløser krav om indsættelse af underskrifter og datoer på specifikke tidspunkter i opgaveforløbet.

Oprettelse og opdatering af de underliggende Word-dokumenter i forhold til ovennævnte beskrivelse foregik helt manuelt, dvs. kunden enten indtastede eller copy/pastede alle data ind alle de steder i dokumenterne, hvor det var relevant, indsatte billedfiler med underskrifter etc. Der var dels et stort tidsforbrug forbundet med denne opgave – ikke mindst ved gentagne opdateringer, hvis data ændrede sig i projektforløbet. Og dels var der en stor risiko for, at der skete fejl i en sådan manuel proces.