Word skabeloner generation 1 og 2

Denne løsning har en del år på bagen, og selvom den i dag er erstattet af ny løsning, som jeg også har haft fornøjelsen af at lave skabeloner til, er den stadig et rigtig godt eksempel på at beskrive ”det muliges kunst”, når vi taler integration mellem Word og sagssystemer. Mange sagssystemer kan ikke håndtere ”intelligente” Word skabeloner, dvs. skabeloner af filformatet dotm, som indeholder ekstra brugerspecifik funktionalitet (makroer m.m.). Og det sætter for mange kunden en unødvendig stopper for at indbygge funktionalitet i skabelonerne, som ellers ville have givet brugerne stor brugervenlig i arbejdet med Word.

Hvor det hele startede…

EnviDan henvendte sig i sin tid til Word Specialisten, da de havde behov for dels at få udviklet nogle velfungerende Word skabeloner, og dels finde en løsning, om muligt, som kunne gøre det let for dem at håndtere en lang række forskellige afsenderadresser og dokumentsprog. Envidan havde på det tidspunkt afdelinger i Silkeborg, Århus, København og Aalborg, samt Purenova Miljøteknik i Sverige og Momentum i Norge. Og det var en stor opgave at få lavet – og løbende vedligeholde – skabeloner til alle disse afdelinger, og i forskellige sprog.

EnviDan stod dengang foran opgaven at skulle implementere et helt nyt layout i deres mange forskellige Word skabeloner (breve, rapporter, referater, udbud, notater m.m.),, og i den forbindelse ønskede kunden at undersøge mulighederne for at få lavet en mere intelligent skabelonløsning. En løsning hvor man kunne lave ”en-til-mange” skabeloner, så antallet af skabeloner kunne blive bragt ned, og så alle afdelinger kunne udfærdige dokumenter med egne afsenderoplysninger og varierende logoer samt på 4 forskellige sprog: Dansk, svensk, norsk og engelsk.

Endvidere ønskede virksomheden at kunne bruge de samme skabeloner direkte fra Word og fra deres CRM system SuperOffice. Dette ville være den optimale løsning, så man var fri for at skulle oprette og vedligeholde separate skabeloner til brug i det ene og andet miljø.

Den ideelle løsning skulle kunne håndtere, at visse oplysninger fra CRM systemet blev flettet direkte ind i dokumentet, når dette blev oprettet fra SuperOffice, hvorimod brugeren skulle promptes for indskrivning/valg af samme oplysninger, hvis dokumenterne blev oprette direkte fra Word. Uanset miljø skulle dokumentet kunne oversættes til 4 forskellige sprog samt hente individuelle afsenderoplysninger og logoer. Skabelonerne skulle desuden kunne hente medarbejderoplysninger fra en eksisterende medarbejderdatabase.

Løsningsmodellen

EnviDan henvendte sig i sin tid til Word Specialisten, da de havde behov for dels at få udviklet nogle velfungerende Word skabeloner, og dels finde en løsning, om muligt, som kunne gøre det let for dem at håndtere en lang række forskellige afsenderadresser og dokumentsprog. Envidan havde på det tidspunkt afdelinger i Silkeborg, Århus, København og Aalborg, samt Purenova Miljøteknik i Sverige og Momentum i Norge. Og det var en stor opgave at få lavet – og løbende vedligeholde – skabeloner til alle disse afdelinger, og i forskellige sprog.

Word add-in til let skabelonvalg

Sidst, men ikke mindst, fik Envidan udviklet en Word add-in, som gjorde det muligt for brugerne at få let og hurtig adgang til organisationens  skabeloner.