Løsning til Holstebro Kommune

Wordskabelonløsning til sagsdokumenter

Natur og Miljø hos Holstebro Kommune ønskede at få udviklet en ny Word-skabelon til Sagsdokumenter. Skabelonen skulle være en hjælp til at standardisere dokumenternes tekstindhold og samtidig indføre en struktureret tilgang til angivelse af høringsparter. Skabelonen skulle også understøtte en form for huskeliste-funktion der skulle være en del af kvalitetssikringen.

Der blev udviklet en Word skabelon med en indbygget fane på Båndet i Word, med fire funktioner:

holstebro kommune 01

• Sagstype

• Stamoplysninger

• Høringsparter

• Huskeliste

Med knappen Sagstype kan brugeren indsætte en standardtekst afhængig af hvilken type sag, det pågældende dokument omhandler, og der kan filtreres på forskellige sagstyper.

holstebro kommune 02

Når sagstypen er valgt, vil dette valg påvirke funktionaliteten af knapperne Høringsparter og Huskeliste. Fra denne dialogboks er det også muligt at vælge en Skabelon og derefter klikke på knappen Procedure, som derefter bringer brugeren over i Kvalitetssystemet på det rette sted.

Som en del af skabelonen er der indbygget en Administrator-funktion, der bruges til at oprette/rette/slette sagstyper og tilhørende standardtekster.

Med knappen Stamoplysninger kan brugeren indsætte variable oplysninger i teksten på foruddefinerede steder i teksten. Dette gøres ved at sætte markeringer i teksten, når denne udarbejdes af administratoren. Disse markeringer kan optræde flere gange i teksten for samme oplysning. F.eks. kan sagsnummer stå mange gange i teksten.

Med knappen Høringsparter kan brugeren indsætte en liste over de parter, der skal høres for den valgte sagstype. Styringen af hvem der er høringsparter i de enkelte sagstyper styres via Administrator-funktionen.

Med knappen Huskeliste kan brugeren få vist en dialogboks med forskellige aktioner, der skal huskes når den aktuelle sagstype er valgt.

holstebro kommune 03

Excel ark til administration

Som en del af løsningen er der udarbedet et Administrationsmodul i Excel, der benyttes til at administrere Høringsparter og Huskeliste.

holstebro kommune 04

Når arket er udfyldt/ændret, aktiveres en speciel funktion i Excel arket, der skriver matrixen ud til et XML-dokument som Sagsskabelonen kan læse.

Til administrationsmodulet blev udarbejdet en Vejledning til administrator, der beskriver systemet og de indgående komponenter med hovedvægt på, hvad en administrator af systemet skal vide.

Kontakt

Kontakt mig for en uforpligtende snak om, hvordan jeg kan hjælpe dig eller din virksomhed

Word Specialisten v/Helle Nielsen
Søtofteparken 74 Ganløse
- 3660 Stenløse
Ring: +45 35 12 22 59
Skriv: info@wordspecialisten.dk

kontaktformular på hjemmesiden