Jakob Tømrerfirma
Skabelonløsning til tilbudsskrivning i Word
Word kan også bruges som regnemaskine
Denne opgave var en sjov af en slagsen, dvs. den krævede lidt anderledes tænkning og en del eksperimenter, før løsningen lå klar. Og det er jo altid dejligt at besejre nye bjerge!
Jakob Tømrerfirma skriver deres tilbud i Word, og disse tilbud kan være meget store og ret komplekse i deres opbygning. Derfor er Word den rigtige applikation at lave dem i, da kompleks tekstopsætning jo lige er Words boldgade.
Udover at kunden havde brug for hjælp til en både pæn og velfungerende skabelon, havde de også brug for – hvis det var muligt – at få Word til at udføre beregninger i tilbuddet, så kunden var fri for at skulle sidde med lommeregneren. Det er både besværligt og medfører risiko for fejl. Så opgaven gik ud på at få Word til at simulere Excel, så vi kunne kombinere Words sublime tekstbehandlingsfunktioner med Excel-lignende regnefunktioner.
I en simpel form er det let at få Word til at regne – hvis man fx blot skal lægge et par tal sammen, beregne 25% moms og så en slutpris. Det kan klares med brug af specifikke feltkoder i Word. Men hos Jakob Tømrerfirma er tilbuddene som sagt noget mere komplekse. De er ofte meget store, hvilket betyder at de kan indeholde op til 10 overordnede hovedområder – fx Murerarbejde, El-arbejde, Byggeplads, Tømrerarbejde m.m. Hvert hovedområde kan så være inddelt i flere underområder, fx kan VVS og installation være inddelt i underpunkter som Vand- og afløbsinstallation, Varmeinstallation, Ventilation m.m. Og under disse underpunkter kan der igen være flere opdelinger.
Udfordringen med tilbuddets opbygning var, at et tilbud kan variere meget i indholdet. Nogle tilbud ville kun have 2 hovedområder, andre måske 8 eller alle 10. Nogle hovedområder ville have underområder, måske ikke, i det aktuelle projekt. Nogle punkter ville have en samlet delsum for hvert underområde – og ved andre områder var der anført et beløb pr. post, eller blot 1 samlet pris for hele hovedområdet.
Fællesnævner var, at hvert hovedområde ville have en total for hovedområdet før moms, og alle hovedområders totaler (af dem der var tilstede), skulle sammenlægges til en samlet tilbudspris før moms for området. Og så skulle der beregnes moms og en samlet pris inkl. moms.
At komme i mål med denne opgave krævede flere fokusområder:
- Der skulle tænkes så stor brugervenlighed ind i løsningen som muligt – hvilket næsten var den største udfordring i denne opgave. Det krævede en afklaring med kunden inden opgaveløsningen, om de var klar på at arbejde meget struktureret.
- Grundlæggende skulle skabelonen opbygges over en meget nøje gennemtænkt ”skelet”, for at Word overhovedet kan finde de områder, der skal kunne foretages beregninger med. Løsningen blev lavet, så skabelonen indeholder samtlige mulige hovedområder, opdelt i underpunkter. Herefter kan kunden så udfylde de hovedområder, der er aktuelle for det tilbud, der skrives for den enkelte kunde, og de ikke-aktuelle hovedområder slettes
- Skelettet i skabelonen skulle udfyldes med nøje konstruerede feltkoder med formler og parametre for beregninger.
- Ren Word funktionalitet var ikke nok til at løse opgaven. Løsningen blev derfor fulgt op med programmering for at komme i mål med den samlede slutberegning.
Den endelige beregning for hele det samlede tilbud udføres let med en tastaturgenvej, der trigger dels opdatering af feltkoder og den opstøttende programmering. Programmeringen undersøger, hvilke hovedområder der findes i dokumentet, og konstruerer den korrekte feltopbygning i den samlede total. Og til sidst opdateres samtlige beregningsfeltkoder.
Så ja…. Word kan også bruges som regnemaskine, også til mere avancerede opgaver.
Kontakt
Kontakt mig for en uforpligtende snak om, hvordan jeg kan hjælpe dig eller din virksomhed
Word Specialisten v/Helle Nielsen
Himmelev Skovvej 87
4000 Roskilde
Ring: +45 22 22 35 12
Skriv: info@wordspecialisten.dk
Persondatapolitik
kontaktformular på hjemmesiden
E-mail: info@wordspecialisten.dk
Telefon: +45 22 22 35 12
Persondatapolitik