Avanceret PowerPoint løsning – 1 skabelon til 3 selskaber

Denne case beskriver en ældre løsning, som jeg har valgt at bevare beskrivelsen af her på min hjemmeside på trods af alderen. Fordi den er et virkelig godt eksempel på, hvordan man kan tænke ud af boksen med de gængse PowerPoint-løsninger.

Opgaven gik i sin tid ud på at omdanne en grafikers temmelig avancerede designløsning til en PowerPoint skabelon. Præsentationen skulle anvendes af 3 selskaber i gruppen, LM Windpower, LM Windpower Blades og LM Windpower Service & Logistics, og hvert selskab skulle have deres egen farveprofil, titelsider og logo med forskellige grafiske elementer. Desuden skulle præsentationen indeholde en lang række af slidelayouts, som skulle opsættes til specielle formål.

Kunden havde et stort ønske om at have det hele i 1 skabelon, og det er ofte en udfordring. Jo mere vi stopper ind i en skabelon, desto mere ”bruger u-venlig” og uoverskuelig bliver den ofte. 3-4 masters med 30-40 slides pr. master – det er der jo ingen, der kan overskue. Og hvis vi opdeler PowerPoint skabelonener i flere masters, der er forskelligt opbyggede, går det ofte galt, hvis brugeren copy/paster slides mellem de forskellige indbyggede masters. Derfor er det ikke en løsningsmodel, jeg bruger i mine skabeloner, med mindre kunden specifikt beder mig gøre det. Så vil jeg foretrække løsninger, hvor hvert firma/område/kategori får sin egen separate skabelon. Ulempen ved flere skabeloner er dog, at der så er flere filer at vedligeholde

En PowerPoint add-in blev den rigtige løsning

I stedet for at oprette 3 næsten ens, og dog alligevel så forskellige skabeloner, valgte vi en løsning, hvor 1 præsentationsskabelon via automatisering (programmering) kunne håndtere at skifte imellem de forskellige layouts, farveprofiler og logoer, og dermed kunne bruges af alle 3 selskaber. Til dette formål blev der oprettet en PowerPoint add-in (tilføjelsesprogram), som gav brugeren mulighed for at vælge mellem de 3 forskellige selskaber i en rulleliste på Båndet i PowerPoint.

Med denne funktionalitet var det muligt at tage en allerede oprettet præsentation til 1 selskab, og udskifte farveprofil, grafiske objekter, titelsider m.m. så præsentationen blev tilpasset et andet selskab – blot med et enkelt klik musen. Udover at det var en meget fleksibel løsning, slap kunden også for at skulle vedligeholde 3 separate skabeloner med et stort antal slidelayouts.

Udover valg af selskab havde brugeren også mulighed for at sætte sproget i hele præsentationen til et givent sprog med ét klik med musen, hvilket ellers ikke er muligt i PowerPoint. Dette er ligeledes en del af PowerPoint tilføjelsesprogrammet, så denne funktion er tilgængelig på Båndet i PowerPoint.