Norsyn case
Skabelonløsninger til Word, Excel og PowerPoint
En klassisk skabelonopgave
Norsyn fik udviklet et flot nyt layout til Word og PowerPoint hos en grafisk samarbejdspartner og havde herefter brug for at få omsat de fine designs til velfungerende skabeloner til Office pakken. Så på denne måde repræsenterede opgaven en ”klassisk skabelonopgave” – dvs. udvikling af en bred vifte af skabeloner.
Udover at det skulle se smukt ud – kunden har et veludviklet øje for æstetik og detaljer – skulle skabelonerne selvfølgelig også fungere optimalt. Kunden havde en lang række ønsker til speciel funktionalitet, som skulle lægges ind i skabelonerne via programmering. I bl.a. rapporter og notat havde kunden behov for at kunne indsætte figur- og tabelpladsholdere, autoformatere tabeller, arbejde med sider i landscape-format, og indsætte forskellige typer forsider. Alt blev gjort let tilgængeligt via faner på Båndet i Word med de forskellige funktioner.
Typografipanelet i skabelonerne blev nøje sammensat af de typografier, som brugerne havde behov for i de forskellige dokumenttyper for at formatere tekst og indhold korrekt.
Tilbudssystem i Excel
Norsyn ønskede at automatisere dele af processen med at udarbejde og opdatere dokumenter til Tilbudsgivning.
Processen indeholdt 2 dele: 1) En Excel workbook indeholdende en liste over forskellige data, genereret i AutoCAD, samt 2) en Word skabelon og et antal Word dokumenter (af kunden kaldet TAG dokumenter) til styring af det endelige samlede tilbudsdokument, hvis indhold varierede i forhold til data i tilbudslisten for det aktuelle projekt.
Excel-filen skulle i løsningen være det centrale omdrejningspunkt – ”instrumentbrættet” for styring af data, og Word dokumentet det endelige output.
I Excel-filen blev der implementeret en fane på Båndet med en række værktøjer til dels at arbejde med data i datafilen og dels at oprette/opdatere TAG-dokumentet.
Word-delen bestod dels af en skabelon til overordnet styring af indhold og opsætning, og dels en række separate Word-dokumenter med specifikke tekstafsnit, der skulle indgå i det endelige tilbudsdokument. Alle Word-dokumenter med standardindhold og udvalg af tekstblokke blev nøje opsat og tagget for at kunne arbejde sammen med Excel-filen.
Opgaven med at få indsat (og løbende opdateret) de korrekte kombinationer af tekstafsnit i forhold til de aktuelle data for tilbuddet var en stor og kompleks opgave at udføre manuelt for kunden, og risikoen for fejl var dermed også stor. Ved hjælp af de nye værktøjer til automatiseret styring af dokumenter og tekstblokke i Excel-filen kom der helt styr på denne proces.
Kontakt
Kontakt mig for en uforpligtende snak om, hvordan jeg kan hjælpe dig eller din virksomhed
Word Specialisten v/Helle Nielsen
Himmelev Skovvej 87
4000 Roskilde
Ring: +45 22 22 35 12
Skriv: info@wordspecialisten.dk
Persondatapolitik
kontaktformular på hjemmesiden
E-mail: info@wordspecialisten.dk
Telefon: +45 22 22 35 12
Persondatapolitik