Løsning til Statens serum institut
Standardisering af layout på grafer i Excel
SSI ønskede selve processen omkring generering af grafer i Excel automatiseret, således at medarbejderne kan bruge deres tid på selve databehandlingen. Efter et møde med 3 nøglemedarbejdere hos SSI, der beskrev hvilke udfordringer de havde, blev følgende løsning udviklet.

Statens Serum Institut, SSI, udgiver årligt en række af publikationer, hvor behandling af data og præsentation af disse i form af grafer er en vigtig del.

SSI har deres data placeret på en SAS server. Disse data udvælges og overføres derefter til Excel. Efterfølgende har en række dygtige medarbejdere dannet grafer ud for disse data. Graferne skulle overholde en række standarder som SSI har beskrevet.

 

SSI graf består af to komponenter:

• Et Excel ark med opsætningsparametre
• Et Excel tilføjelsesprogram med tilføjelser til ”Office Båndet”

 

Opsætningsparametre til administrator

For at sikre at løsningen kan udvikle sig med SSI’s ønsker i fremtiden, blev der udviklet et Excel ark, hvor det er muligt at sætte forskellige parametre, der benyttes under genereringen af de enkelte grafer. Det kan være fonttype og størrelse på akser og titler, eller specielle farveskemaer og størrelsen på den endelige graf, så den kan kopieres til Word med samme kvalitet hver gang.

Dette Excel ark bruges kun af administratoren, og output fra dette Excel ark er en XML-fil, der placeres centralt på netværket, så alle brugere af systemet har adgang til denne opsætningsfil.

ssi 01

Oplysningerne lagres i en systemfil, som via programmering er integreret med virksomhedens Word skabeloner og øvrige systemopsætning. Så nu kan der nemt tilføjes/fjernes/redigeres oplysninger helt uden kodeerfaring.

 

Tilføjelsesprogram til brugerne, til oprettelse af grafer

Som kernen i hele løsningen blev der udviklet et Excel tilføjelsesprogram, der kan installeres på udvalgte medarbejderes PC’er, således at medarbejderne kan oprette grafier, som overholder standarderne, som SSI har sat for grafer.

ssi 02

Dette tilføjelsesprogram blev udviklet i samarbejde med SSI’s specialister, der kender til de udfordringer og begrænsninger, som Excel har, og hvordan det er muligt på forskellige måde at komme ud over disse. Denne store viden kombineret med vores viden om hvordan funktioner i Excel kan automatiseres, har resulteret i at graferne til SSI’s publikationer fremstår med et ensartet look og i samme høje kvalitet hver gang. Samtidig sparer medarbejderne meget tid hver dag.

Løsningen er udviklet til SSI, som et samarbejde mellem Word Specialisten og PIVOT data.

 

Kontakt

Kontakt mig for en uforpligtende snak om, hvordan jeg kan hjælpe dig eller din virksomhed.

Word Specialisten v/Helle Nielsen
Søtofteparken 74 Ganløse – 3660 Stenløse
Ring: +45 35 12 22 59
Skriv: info@wordspecialisten.dk

Send en besked

13 + 1 =