Den 23. september 2018 trådte et nyt EU direktiv i kraft, som har til formål at sikre tilgængeligheden af dokumenter på offentlige virksomheders websites. Krav om tilgængelighed i PDF’er på nettet har faktisk eksisteret i årevis, det er blot først i 2018, at er der trådt et EU direktiv i kraft.

Kravet om tilgængelighed betyder, at virksomhederne fremover skal sørge for, at alle dokumenter, herunder PDF’er, på deres hjemmeside er optimeret, så disse kan læses af skærmlæsere, som anvendes af personer med synshandicap. Tilgængelighed i PDF’er indebærer, at en række forhold i dokumenterne skal være på plads, blandt andet korrekt brug af typografier, at tabeller er simple og korrekt sat op, at der er Alt-tekster (beskrivende tekster) på billeder og logoer, at der ikke er døde links m.m.

En velfungerende Word skabelon er grundstenen

Der findes nogle fine løsninger på markedet, som kan tjekke dokumenter (accessibility checkers) og påpege/løse problemer med tilgængelighed, og disse kan varmt anbefales. Men hvorfor ikke prøve at undgå problemerne så vidt muligt, så man kan minimere tiden med at fixe dem efterfølgende?

Det bedste grundlag for et tilgængeligt dokument er en velfungerende Word skabelon, som sikrer, at den helt grundlæggende opbygning, struktur og formatering af dokumenterne er i orden. Så med en god og velfungerende skabelon kan der gøres en del for at optimere skærmlæsningen og undgå for meget unødigt arbejde med efterfølgende at fixe problemerne, når de fanges af accessibility checker software.

Word Specialisten har årelang erfaring med at udarbejde skabeloner, som kan danne dokumenter med det bedst mulige udgangspunkt for tilgængelige PDF’er.

Her er et udpluk af nogle af de forhold, det er muligt at ”skrue på” i et Word dokument for at sikre det bedst mulige grundlag for en tilgængelig PDF:

• Korrekt definerede typografier (korrekt teknisk opbygning og hierarkisk brug)
• Tabeltypografier til tabelindhold, rækkeoverskrifter og kolonneoverskrifter, især vigtigt i komplekse tabeller for at styre læseretning
• Alt-tekster på billeder/diagrammer
• Undgå blanke linjer med korrekt typografibrug
• Lagring af metadata som fx dokumenttitel
• Undgå flettede/opdelte celler i tabeller
• Undgå tabeller i tabeller (indlejrede tabeller)

Det er dog vigtigt at understrege, at et Word dokument sjældent alene kan danne grundlag for en fuldt tilgængelig PDF. Vi kan komme langt, men sjældent 100% i mål. At PDF’en i den sidste ende bliver fuldt tilgængelig, kræver oftest professionelt PDF software, som er i stand til at behandle og fixe de tilbageværende issues, der kan være til stede, når vi i Word dokumentet har gjort, hvad vi kan for at komme de fleste af udfordringerne til livs.

Et team af specialister

Word Specialisten er specialist i Office programmerne, ikke i alle afkroge af PDF’ernes komplekse verden. Hvis du har brug for dybdegående viden om og assistance til tilgængelighed – i særdeles spørgsmål om korrekt farvevalg, korrekte kontraster, hvorfor en skærmlæser flagger et bestemt element som en fejl i tilgængelighedtjekkeren osv – kræver det specialistviden, som ligger uden for Word Specialistens kompetencer. Word Specialisten samarbejder derfor med Aliro Docs, Jens Bjerre Kirkegaard, som er en af Danmarks største kapaciteter inden for tilgængelige PDF’er. Sammen kan vi give dig den bedste løsning og/eller support til din opgave.