En Word skabelon – eller template, som mange kalder det – er i sin simpleste form en standardopsætning for, hvorledes et dokument af en bestemt type altid skal se ud. Der kan laves skabeloner til stort set alt – et simpelt brev, en avanceret rapport, årsregnskaber, vejledninger og brugermanualer, posters og plakater, nyhedsbreve, montreskilte, labels, bordkort, skrivebeskyttede formularer/spørgeskemaer, bogopsætninger, annoncer, brochurer.

En professionel skabelon er med til at sikre, at dokumenter i en virksomhed får et ensartet udseende, uanset hvem der udarbejder dem. Det er værktøjet der sikrer dig, at designmanualens retningslinjer bliver fulgt helt automatisk. Og det gælder naturligvis ikke kun Word dokumenterne, men også virksomhedens PowerPoint præsentationer og Excel-filer.

Med en avanceret skabelonløsning kan med ved implementering af programmering (populært kaldet makroer) opnå en høj grad af automatisering af arbejdsprocesser, der enten er komplicerede eller tidskrævende, hvis de skulle udføres manuelt hver eneste gang, step for step. Det er der ofte brug for i fx rapport skabeloner. I denne skabelontype har man typisk behov for at kunne indsætte tabeller med ensartet opsætning, få helt styr på placeringen af billeder og diagrammer via billed- og figurpladsholdere, indsætte faktabokse og margentekstbokse etc. Eller måske vil man gerne kunne vælge mellem forskellige layouts og farver på rapportens forsider, eller frit kunne veksle mellem nummererede og ikke-nummererede overskrifter.

Ovenstående er blot eksempler – ,ulighederne er næsten uendelige, når det gælder automatisering af arbejdsprocesser, eller udvikling af speciel funktionalitet tilpasset den enkelte dokumenttype.

Word add-ins

Hvis du har behov for at automatisere opgaver, som ikke vedrører en specifik skabelon, men i stedet for er noget, der skal kunne udføres generelt i alle dokumenter – så er det en Word add-in (også kaldet ”global skabelon” eller ”tilføjelsesprogram”), du har brug for.

En add-in tilfører ny funktionalitet til Word, og det kan være den rigtige løsning til visse opgaver. Eksempler kunne være:

• Du vil gerne have nem adgang til at bruge virksomhedens Word skabeloner
• Når du starter Word, vil du gerne automatisk have loadet virksomhedens corporate farver og fonte i det blanke opstartsdokument
• Du vil gerne have ”en knap”, der gemmer det aktuelle dokument på skærmen som en pdf, og vedhæfter pdf’en til en e-mail
• Du vil gerne kunne indsætte bestemte vandmærker i et hvilket som helst Word dokument