Word skabeloner

For virksomheder hvor en ensartet visuel identitet er vigtig og en effektiv arbejdsgang er nødvendig.

Fordele ved skabeloner

Spar tid og bliv effektiv

Microsoft Office skabelonløsninger udvikles og leveres til brug på Microsoft Windows platforme

Ensartet visuel identitet

Sikrer at alle dokumenttyper overholder virksomhedens designmanual og at alle dokumenter fremstår proffesionelle.

Sparer mange ressourcer

Sparer mange ressourcer til vedligeholdelse og sikrer kvalitet – én skabelon til 20 afdelinger i stedet for 20 stort set ens kopier blot fordi navnet, adressen eller sproget varierer.

Automatisering af arbejdsprocesser

Gør det muligt at automatisere indviklede eller tidskrævende arbejdsprocesser, der kræver enten stor indsigt i Word eller udførelse af mange kommandoer og museklik.

Sparer tid og energi

Giver arbejdsglæde blandt brugerne, som kan koncentrere sig om den enkelte opgave i stedet for at skulle bruge ekstra tid og kræfter på at blive verdensmester til Word’s mange funktioner.

Kan bruges globalt

Én eneste Word skabelon kan skræddersys til at kunne anvendes globalt, da det ved hjælp af programmering er muligt at anvende forskellige sprog, variable afsenderoplysninger i form af afdelingsnavne og -adresser, individuelle logoer m.m. i én og samme skabelon.

Dialogbokse

Dialogbokse (indtastningsbilleder) i skabelonen eller kontrolelementer på Båndet kan med stor fordel anvendes til indskrivning, valg af og validering af oplysninger, som skal placeres i det enkelte dokument fra gang til gang.

Færre fejl

Med dialogbokse, tastaturgenveje og værktøjslinjer/kommandoer på Båndet kombineret med programmering kan man give brugerne præcis det sæt redskaber, de skal og må anvende i forbindelse med udfærdigelsen af et dokument, hvilket giver optimal sikkerhed mod fejl i f.eks. kontrakter o.l.

Typografistyring

I teksttunge dokumenter som f.eks. rapporter skal der være helt styr på brugen af typografier (fontbrug, skriftstørrelser osv.). I en skabelon er det muligt at skræddersy typografipanelet med kun relevante typografier til formatering af overskrifter, brødtekst, punkt/tallister, autonummerede figuroverskrifter osv.. Typografierne kan defineres, så de følger en helt bestemt rækkefølge, når der trykkes Enter efter et afsnit, lægges i en logisk rækkefølge, vises/skjules efter behov – alt sammen for at gøre det lettere for brugeren at formatere tekst.

Word skabeloner 

Hvad er Word skabeloner (templates) – og hvad kan de anvendes til?

En Word skabelon – eller template, som det hedder i den engelske version af Word – er i sin simpleste form en standardopsætning for, hvorledes et dokument af en bestemt type altid skal se ud. Hvis man har behov for at oprette den samme slags dokumenter igen og igen – f.eks. breve, rapporter, rejseafregninger m.m. – er det en rigtig god idé at få lavet en skabelon.

En Word skabelon sikrer, at dokumenter i en virksomhed altid får et ensartet udseende fra gang til gang, fordi den enkelte person ikke selv skal tage stilling til, hvilken skrifttype og skriftstørrelse, der skal anvendes, hvordan overskrifterne skal se ud, hvor datoen skal placeres, hvor man skal starte med at skrive på siden osv.

En mere avanceret skabelontype får man, når man kombinerer dokumentlayoutet med programmering for at opnå automatisering af arbejdsprocesser, der knytter sig til den specifikke dokumenttype. I rapporter og afhandlinger kunne man f.eks. få brug for at indsætte tabeller med en kompliceret opsætning og få helt styr på placeringen af billeder og diagrammer i teksten. Og det er vigtigt, at alle typer overskrifter og punkt- og talopstillingerer er éns – hver gang og hos alle personer. I breve vil man måske gerne hente adressatoplysninger fra Outlook og kunne vælge forskellige afdelinger som afsendere – ja, listen er lang.

Ved hjælp af programmering i skabelonerne kan man automatisere sådanne arbejdsopgaver, så de udføres enten automatisk når dokumentet åbner/lukker, Word åbnes osv, eller man kan udføre dem ved at klikke på en knap på Båndet eller med en tastaturgenvej.

Jeg kan også være behjælpelig med udvikling af simple pdf-formularer, Publisher skabeloner, samt Word skabeloner der skal danne grundlag for tilgængelige pdf’er, der skal publiceres på internettet.

Kontakt

Kontakt mig for en uforpligtende snak om, hvordan jeg kan hjælpe dig eller din virksomhed

Word Specialisten v/Helle Nielsen
Søtofteparken 74 Ganløse
- 3660 Stenløse
Ring: +45 35 12 22 59
Skriv: info@wordspecialisten.dk

kontaktformular på hjemmesiden