I detaljer skulle skabelonen kunne håndtere følgende forhold:
• Hver lokation skulle kunne sende breve i deres eget lokalsprog (evt. flere sprog), samt UK som standard
• Hver lokation skulle kunne have deres egen opsætning af brevet inden for givne rammer, f.eks. skulle modtageradresse stå til venstre eller højre, hvor skulle første linje brødtekst starte på siden, skulle papirformatet være A4 eller Letter
• Hver lokation havde deres eget logo, som skulle indsættes i brevet
• Hvor lokation har deres egen adressekolofon, med varierende antal oplysninger og opsætning/formatering, med mulighed for at kunne indsætte fri tekst og blanklinjer m.m.
Løsningen kom til at bestå af:
• En Word skabelon til brevet
• En folder med billedfiler til logoer
• Administrationsmodul i Excel til registrering og vedligeholdelse af lokationsspecifikke oplysninger
• Administrationsmodul i Excel til oversættelse af faste ord/termer i skabelonen
Administrationsmodul til afsenderoplysninger
Administrationsmodulet til afsenderoplysninger i Excel – her indtaster virksomhedens skabelonadministrator alle krævede oplysninger for hver lokation, f.eks. adresseoplysninger, logospecifikationer, parametre for sideopsætning, evt. fritekst til kolofon, hvilke sprog skal aktiveres ved valg af lokationen osv.
Administrationsmodul til oversættelser
Administrationsmodulet til oversættelser i Excel – her indtaster virksomheden oversættelser af de faste ord, der findes i skabelonen. Man kan oprette lige så mange sprog, man har brug for.
Alle oplysninger i administrationsfilerne i Excel gemmes/eksporteres til en XML-fil, som overføres til folderen, hvor Word skabelonen er installeret, alt sammen via knapfunktioner på Båndet i Excel.
Fordelen ved at have oversættelserne og adresserne i separate filer er, at brevskabelonen ikke skal redigeres ved ændringer/tilføjelser af sprog/oversættelser/adresser. Og administrationsmodulerne sikrer, at oversættelser og adresser kan ændres hurtigt og sikkert, også af personer uden det store IT-kendskab.
Word skabelon til brevet
Ved opstart af et nyt brev vises en dialogboks til indtastning/valg af alle variable oplysninger i brevet, og der læses i den forbindelse fra XML-filerne med sprog- og lokationsoplysninger.
Brugerens valg af afsender, standardsprog samt de indtastede personlige oplysninger (navn, titel, direkte tlf. nr.) gemmes af koden og foreslås i dialogboksen, næste gang et brev oprettes, for optimal automatisering af arbejdsgangen.
Logo kan enten indsættes med det samme via dialogboksen, eller vises/skjules senere i det færdige brev via en ”Vis/skjul logo” funktion, så brugeren kan ”toggle” frem og tilbage mellem et dokument til fortrykt papir eller ”online” dokument. Funktionen holder styr på, hvilket logo/adresse der skal vises/skules, alt efter det oprindelige valg af lokation ved oprettelse af dokumentet.
Ved klik på OK i dialogboksen valideres brugerens valg/indtastninger, der hentes de nødvendige oplysninger fra XML-filerne, logo-billedfil lokaliseres og indsættes, dokumentets sideopsætning opbygges osv. – og brevet er færdigt.
Kontakt
Kontakt mig for en uforpligtende snak om, hvordan jeg kan hjælpe dig eller din virksomhed
Word Specialisten v/Helle Nielsen
Himmelev Skovvej 87
4000 Roskilde
Ring: +45 22 22 35 12
Skriv: info@wordspecialisten.dk
kontaktformular på hjemmesiden
E-mail: info@wordspecialisten.dk
Telefon: +45 35 12 22 59