Referencer -> Københavns Kommune
Word skabeloner og standarddokumenter med integration til SharePoint
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen i Københavns Kommune har udviklet Arbejdsgangsportalen i SharePoint. Portalen bruges af medarbejderne som en guide til ansvarsfordeling, arbejdsgange og snitflader imellem de forskellige enheder i forvaltningen.
Københavns Kommune bruger endvidere portalen til at oprette breve til borgerne, således at medarbejderne har nem adgang til de breve, som Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen samt de forskellige jobcentre sender til borgerne.
I deres eksisterende Word løsning fandtes en lang række af Word dokumenter, som hver især var tilknyttet separate links i SharePoint-portalen. I mange tilfælde lå det samme dokument i flere kopier, hvor blot afsenderadressen var ændret, for at hvert enkelt center kunne sende dokumentet med deres adresse. Og hver gang en bruger skulle sende et brev, måtte brugeren selv indtaste sine personlige oplysninger.
Dette var naturligvis ikke brugervenligt, og mht. vedligeholdelse medførte dette, at ca. 400 enkeltstående dokumenter skulle redigeres manuelt og individuelt, hvis kommunen foretog ændringer i layout eller sideopsætning.
Word Specialisten har udviklet en skabelonløsning til Forvaltningen, som består af 2 grundlæggende skabeloner, en for forvaltningen og en for jobcentrene, da disse ikke delte samme layout og opbygning. Samtlige standardtekster (de tidligere 400 individuelle skabeloner) blev gemt som separate tekstblokke, uden layoutmæssigt indhold.
Samtlige medarbejderinformationer blev oprettet som lister i SharePoint, og alle links i portalen til individuelle dokumenter blev under overfladen udskiftet med links til skabelonerne. Via nogle kodemæssige events på disse links blev den enkelte medarbejders informationer herefter linket sammen med den nødvendige grundskabelon og den valgte standardtekst – og resultatet blev et færdigt brev med korrekte afsenderdata, tekstindhold og layout/logo.
Det er nu muligt for forvaltningen at foretage alle ønskede layout- og opsætningsmæssige ændringer i de 2 Word grundskabeloner, herunder udskiftning af skrifttyper og punktstørrelse, uden at dette medfører ændringer i de mange individuelle standardtekster. På tilsvarende vis kan samtlige standardtekster redigeres individuelt uden at det påvirker grundskabelonerne
SharePoint-integrationen til skabelonerne blev udviklet i samarbejde med Qwert Consulting
Word formular skabeloner til procesbeskrivelser
I Borgercenter Børn og Unge samt BorgerCenter Handicap har medarbejder brug for at udfylde forskellige skemaer/formularer som del af en samlet procesbeskrivelse.
Det er uhyre vigtigt, at informationer indsamles og registreres korrekt i dertil egnede formularer, og at registrering kan foretages på en måde, så der ikke sker fejl. F.eks. var det vigtigt at brugerne ikke kunne komme til at skifte skrifttype eller fontstørrelse nogen steder, eller kunne ændre i margen og sideopsætning, faste tekst osv. Men samtidig med, at indtastningsmiljøet skal være stramt og styret, skulle der dog også være mulighed for at indsætte yderligere linjer/områder i skemaerne efter behov.
Som en løsning har Word Specialisten udviklet Word skabeloner, hvor mængden af inputfelter og inputtet i disse styres via programmering i beskyttede formularer. Hermed er det kun muligt for brugeren at indskrive tekst eller vælge værdier fra rullelister i bestemte områder af formularerne, samt via indbyggede tastaturgenveje at tilføje et givent antal ekstra inputlinjer m.m.
Endvidere blev der indbygget funktionalitet til automatisk overførsel af data mellem visse af skemaerne, hvor data skulle genbruges med enkelte modifikationer i øvrige skemaer. Der blev indbygget programmering i skabelonerne, der ”monitorerer”, hvor brugeren befinder sig, og alt efter placering i dokumentet kan visse funktioner udføres eller ikke.Under afvikling af programmeringen op- og genlåses dokumenterne dynamisk, så brugerne kun får lov at udføre ganske bestemte funktioner i dokumenterne.
Skemaerne er ganske enkle og intuitive at benytte, men er absolut komplekse i deres grundlæggende opbygning (et miks af kolonneformatering, fuldsides formatering, låste sider uden mulighed for sideskift, låste sider med mulighed for sideskift osv.) og programmering.
Med kombinationen af content controls og programmering og dokumentbeskyttelse er det lykkes at udvikle en fin løsning, som imødekommer Københavns Kommunes krav om sikkerhed og samtidig give brugerne en god oplevelse med nemme og brugervenlige skabeloner.