Løsning til KORA (nu VIVE)
KORA (nu VIVE) havde brug for en velfungerende og professionel skabelon til udarbejdelse af tilbud – med fokus på at det er nemt for medarbejderne at oprette ensartede og professionelle tilbud, som overholder krav til indhold og virksomhedens design guides.
KORA (nu VIVE) fik i 2015/16 leveret en skabelonløsning til Word 2013 fra Word Specialisten til udarbejdelse af rapporter, med import af Excel diagrammer, som oprettes via et Excel tilføjelsesprogram.
I forlængelse af denne opgave faldt snakken på udvikling af en skabelonløsning til udarbejdelse af tilbudsdokumenter.
Tilbuddene består udover tilbudsdelen af en række CV’er og projektreferencer. Det har hidtil været en stor udfordring at disse CV’er og projektreferencer indsat i et Word-dokument, da de udarbejdes i virksomhedens intranet-løsning, som ikke havde nogen integration til output i Word.
Udover at skabelonen gerne skulle kunne automatisere denne besværlige proces med at indsætte CV’er og projektreferencer fra intranettet, skulle den også tilbyde en række redskaber til brugeren, f.eks. så medarbejderne på nem vis ville kunne.
- indsætte Excel-diagrammer i korrekt layout (seriefarver, fonte, aksetitler, forklaringsnøgler osv.)
- indsætte tabeller enten direkte i Word eller fra Excel og autoformatere disse til korrekt layout
- indsætte sektioner i forskellig papirretning
- samt vælge mellem forskellige typer layouts til tilbuddets forside – alt sammen med udgangspunkt i en design guide.
- Efter afholdelse af møder med kundens skabelonansvarlige, IT-samarbejdspartnere på Intranet-delen osv. blev der udviklet en løsning, som bestod af
- Et Excel tilføjelsesprogram til oprettelse af diagrammer
- 3 Word skabeloner til hhv. Tilbud, CV og Projektreferencer, så alle 3 dele kunne oprettes uafhængigt af hinanden
Excel tilføjelsesprogram (add-in) til diagrammer
Der blev udviklet et Excel tilføjelsesprogram, hvor virksomhedens medarbejdere via en række redskaber meget hurtigt og nemt kan oprette diagrammer i de helt rigtige diagramtyper, seriefarver, størrelser osv.
Word skabeloner
Løsningen skulle håndtere, at det var muligt for brugeren at oprette dokumenter til CV og Projektreferencer for sig, således at man enten kunne bruge disse dokumenter separat, eller importere dokumenterne i et tilbud i Word.
Såvel i Tilbud-skabelonen som CV- og Projektreference-skabelonerne skulle det således være muligt at importere data fra intranettet og få dataene til at fremstå flot formateret jf. design guiden i Word.
I samarbejde med kundens IT-samarbejdspartner på Intranet-fronten blev der lavet en løsning, således at en medarbejder på en nem måde kunne eksportere markerede CV eller Projektreferencer fra Intranettet til en fil i XML-format. XML-fil kunne herefter importeres via Word-skabelonernes brugerflade.
Alle redskaber, som medarbejderne skulle bruge til at oprette et færdigt tilbud, blev samlet på fanen ”KORA tilbud” i Word, så man på nem og overskuelig vis kunne indsætte diagrammer fra Excel, CV’er og Projektreferencer fra XML-filer/Intranettet, indsætte og autoformatere tabeller osv. Og skabelonernes typografi-panel blev skræddersyet, så det kun viser de typografier, som medarbejderen skal benytte i tilbudsdokumenter.
KORA (nu VIVE) har givet udtryk for, at det er en yderst funktionel og tidsbesparende skabelon at anvende, især er begejstringen stor for muligheden for at importere og autoformatere CV’er og Projektreferencer fra Intranettet.
Løsningen blev leveret af Word Specialisten i samarbejde med PIVOT Data.
Kontakt
Kontakt mig for en uforpligtende snak om, hvordan jeg kan hjælpe dig eller din virksomhed
Word Specialisten v/Helle Nielsen
Himmelev Skovvej 87
4000 Roskilde
Ring: +45 22 22 35 12
Skriv: info@wordspecialisten.dk
kontaktformular på hjemmesiden
E-mail: info@wordspecialisten.dk
Telefon: +45 35 12 22 59