Regional Udvikling i kontoret for Erhverv, Kompetence og Teknologi skulle i gang med en kampagne med navnet ”Tag Fat på innovation – fordi det betaler sig”, som var en regional innovationskonkurrence for små og mellemstore virksomheder i Nordjylland.

Alt input fra spørgeskemaerne samledes via kundens eget system i 2 Excel-filer med hhv. tekstbesvarelser og diagrammer, og på baggrund af disse Excel-filer ønskede man nu på nem vis at kunne danne en færdig og flot virksomhedsrapport i Word. Excel-filerne indeholdt dog hverken den korrekte farvesammensætning eller layout på diagrammerne, ej heller den korrekte diagramtype, der skulle variere fra diagram til diagram, så der skulle på en eller anden måde køres en ”autoformatering” ind over diagrammer, så de fik det ønskede udseende jf. designguiden.

Skabelonen skulle blandt andet også kunne håndtere validering af besvarelser og diagrammer ved import fra Excel, således at svar og diagrammer kunne placeres korrekt i dokumentet, alt efter om der var tale om medarbejdersvar eller ledersvar, eller et miks af disse. Herudover skulle programmering dynamisk opbygge et bilag med supplerende svar, såfremt disse fandtes i spørgeskemaets besvarelser.

Efter flere gennemgange af Excel-filernes indhold og struktur, kundens krav og ønsker til funktionalitet sammenholdt med ønsker til grafisk layout og det muliges kunst i Word og Excel, kom vi frem til en god og velfungerende løsningsmodel:

• Der blev lavet en grundskabelon indeholdende alle faste elementer i rapporten, såsom forside, indholdsfortegnelse, kapiteloverskrifter og faste tekster, Office-farvetema til styring af diagram-seriefarver m.m.
• Der blev indsat pladsholdere overalt i kapitlerne til tekstbesvarelser og diagrammer, hver især tagget til et specielt område i Excel-filerne.
• Der blev i Word skabelonen implementeret en funktion til import af tekstbesvarelser og diagrammer fra Excel, hvor kunden selv kunne udvælge de relevante Excel-filer indeholdende hhv. tekstbesvarelser og diagrammer.

Efter valg af filer udfører skabelonens programmering selve integrationen til Excel, udfører en validering og formatering af tekstsvar og genopbygger diagrammerne ét for ét med korrekte farver, størrelser, placering af forklaringsnøgler, diagramtyper.
På denne måde kunne der meget hurtigt genereres en færdig og flot rapport i Word på baggrund af temmeligt overskuelige Excel-filer.

Løsningen blev lavet som et samarbejde mellem Word Specialisten og PIVOT Data.