DRC’s konsulenter besøger dagligt et stor antal medlemmer/potentielle medlemmer og afholder servicemøder med dem. I den forbindelse har de brug for at gennemgå en lang række af potentielle samarbejdspartnere/leverandører, som kunne være interessante for medlemmet, samt indsamle en del oplysninger om medlemmet og deres individuelle behov.

Det har indtil videre været en besværlig, tidskrævende og manuel proces at indsamle oplysninger fra alle disse møder, hvor alt blev skrevet op i hånden på papirskemaer – og ikke mindst at få fulgt op på møderne i form af referater, e-mails til medlemmer og leverandører osv.

DRC ønskede derfor en så automatiseret løsning som muligt, så konsulenterne kunne arbejde effektivt og koncentrere sig om at holde møder og rådgive og sælge – i stedet for at nusse med papirnoter i mange timer. Og en vigtig faktor i løsningen skulle være, at løsningen skulle kunne køre i ”skyen” (OneDrive), da det ikke var muligt at lagre og tilgå filer via et fysisk fælles netværksdrev.

Efter afholdelse af flere møder med de involverede konsulenter, for at sikre en så god og effektiv arbejdsgang som muligt i konsulentens daglige arbejde, blev der udviklet en løsning med Word som end-user applikation. Løsningen består af:

• Word skabelon til mødereferat fra medlemsmøder (medlemskonsulentskema)

• Administrationsmodul til system

• Word skabelon til Mail-templates

• Aktivitetsopfølgningsprogram

• Vejledning til opsætning og brug af systemet

Administrationsmodul

Hovedfunktionen for dette administrationsmodulet er at vedligeholde en liste over leverandører/samarbejdspartnere. Modulet består af en Excel projektmappe, hvor samtlige oplysningerne om partnerne registreres. Endvidere registreres i samme projektmappe en række af nødvendige systemparametre (f.eks. placering af systemhjælpefiler m.m.)

Alle oplysninger i projektmappen lagres i en XML-fil, der benyttes som input til ”Mødereferat skabelonen”, som er den del af løsningen, som konsulenten bruger under afholdelse af møder.

Word skabelon til email-templates

Der blev udviklet en speciel Word skabelon til kunden, således at de selv kan generere de forskellige typer standard e-mails, der skal sendes til medlemmer og partnere som opfølgning på medlemsmøder (kvittering, referat, e-mail med lead til leverandører osv.).

Aktivitetsopfølgningsprogram

Alle aktiviteter logges i log-filer for hver konsulent, og logfilerne kan åbnes i Excel enten enkeltvis eller samlet, så det er nemt for virksomheden at få et overblik over, hvilke medlemmer der er besøgt, hvor mange leads der sendes til de enkelte partnere osv.