EnviDan stod foran opgaven at skulle implementere et helt nyt layout, og i den forbindelse skulle virksomhedens Word skabeloner “have en ordentlig omgang”. Virksomheden har en portefølje af forskellige Word dokumenter (breve, rapporter, referater, notater m.m.), som skulle kunne bruges af alle afdelinger med egne afsenderoplysninger og varierende loger samt på 3 forskellige sprog: Dansk, svensk og engelsk.

Word og SuperOffice

Endvidere ønskede virksomheden at kunne bruge de samme skabeloner såvel direkte fra Word som via deres CRM system SuperOffice. Dette ville være den optimale løsning, så man var fri for at skulle oprette og vedligeholde separate skabeloner/dokumenter til brug i det ene og andet miljø.

Den ideelle løsning skulle derfor kunne håndtere, at visse oplysninger fra CRM systemet blev flettet direkte ind i dokumentet, når dette blev oprettet fra SuperOffice, hvorimod brugeren skulle promptes indskrivning/valg af samme oplysninger, hvis dokumenterne blev oprette direkte fra Word. Uanset miljø skulle dokumentet kunne oversættes til 3 forskellige sprog samt hente individuelle afsenderoplysninger og logoer. Skabelonerne skulle desuden kunne hente medarbejderoplysninger fra en eksisterende medarbejderdatabase.