Natur og Miljø hos Holstebro Kommune ønskede at få udviklet en ny Word-skabelon til Sagsdokumenter. Skabelonen skulle være en hjælp til at standardisere dokumenternes tekstindhold og samtidig indføre en struktureret tilgang til angivelse af høringsparter. Skabelonen skulle også understøtte en form for huskeliste-funktion der skulle være en del af kvalitetssikringen.

Med knappen Høringsparter kan brugeren indsætte en liste over de parter, der skal høres for den valgte sagstype. Styringen af hvem der er høringsparter i de enkelte sagstyper styres via Administrator-funktionen.

Med knappen Huskeliste kan brugeren få vist en dialogboks med forskellige aktioner, der skal huskes når den aktuelle sagstype er valgt.

Excel ark til administration

Som en del af løsningen er der udarbedet et Administrationsmodul i Excel, der benyttes til at administrere Høringsparter og Huskeliste.

Når arket er udfyldt/ændret, aktiveres en speciel funktion i Excel arket, der skriver matrixen ud til et XML-dokument som Sagsskabelonen kan læse.

Til administrationsmodulet blev udarbejdet en Vejledning til administrator, der beskriver systemet og de indgående komponenter med hovedvægt på, hvad en administrator af systemet skal vide.