Den 23. september 2018 trådte et nyt EU direktiv i kraft, som har til formål at sikre tilgængeligheden af dokumenter på offentlige virksomheders websites.

Kravet om tilgængelighed betyder, at virksomhederne fremover skal sørge for, at alle dokumenter, herunder PDF’er, på deres hjemmeside er optimeret, så disse kan læses af skærmlæsere, som anvendes af personer med synshandicap.

Tilgængelighed i PDF’er indebærer, at en række forhold i dokumenterne skal være på plads, blandt andet korrekt brug af typografier, at tabeller er simple og korrekt sat op, at der er Alt-tekster (beskrivende tekster) på billeder og logoer, at der ikke er døde links m.m.

Der findes nogle fine løsninger på markedet, som kan tjekke dokumenter (accessibility checkers) og påpege/løse problemer med tilgængelighed, og disse kan varmt anbefales.

Men hvorfor ikke prøve at undgå problemerne så vidt muligt, så man kan minimere tiden med at fixe dem efterfølgende?
Grundlaget for ethvert tilgængeligt dokument er og bliver en velfungerende Word skabelon, som sikrer, at den helt grundlæggende opbygning, struktur og formatering af dokumenterne er i orden. Så med en god og velfungerende skabelon kan der gøres en del for at optimere skærmlæsningen og undgå for meget unødigt arbejde med efterfølgende at fixe problemerne, når de fanges af accessibility checker software.

Word Specialisten har årelang erfaring med at udarbejde skabeloner, som kan danne dokumenter med det bedst mulige udgangspunkt for at danne tilgængelige PDF’er. Krav om tilgængelighed i PDF’er på nettet har faktisk eksisteret i årevis, det er blot først i 2018, at er der trådt et EU direktiv i kraft. Mange af Word Specialistens kunder har dog for længst taget hånd om problemstillingen og har fået udarbejdet professionelle og tilgængelige skabeloner hos Word Specialisten.

Det er vigtigt at understrege, at et Word dokument ikke alene kan danne grundlag for en 100% tilgængelig PDF. At PDF’en i den sidste ende bliver fuldt tilgængelig, kræver professionelt PDF software, som er i stand til at behandle og fixe de tilbageværende issues, der kan være til stede, når vi i Word dokumentet har gjort, hvad vi kan for at komme de fleste af udfordringerne til livs.

For mere information og assistance til udfærdigelse af fuldt tilgængelige PDF’er kan jeg henvise til min samarbejdspartner Aliro Docs , Jens Bjerre Kirkegaard, som er en af de største kapaciteter herhjemme inden for tilgængelige PDF’er.

Her er en liste over forhold, det er muligt at gøre noget ved i et Word dokument for at sikre, at dokumentet danner bedst muligt grundlag for en tilgængelig PDF:

• Korrekt definerede typografier
• Tabeltypografier til tabelindhold, rækkeoverskrifter og kolonneoverskrifter, især vigtigt i komplekse tabeller for at styre læseretning
• Alt-tekster på billeder/diagrammer
• Brødtekst-typografi (Normal) bør defineres med afstand efter afsnit, så blanke linjer mellem afsnit undgås så vidt muligt
• Dokumenttitel skal gemmes i dokumentegenskaben ”Titel” i dokumentet
• Undgå flettede/opdelte celler i tabeller så vidt muligt
• Undgå tabeller i tabeller (indlejrede tabeller)