En Word skabelon sikrer, at dokumenter i en virksomhed altid får et ensartet udseende fra gang til gang, fordi den enkelte person ikke selv skal tage stilling til, hvilken skrifttype og skriftstørrelse, der skal anvendes, hvordan overskrifterne skal se ud, hvor datoen skal placeres, hvor man skal starte med at skrive på siden osv.

En mere avanceret skabelontype får man, når man kombinerer dokumentlayoutet med programmering for at opnå automatisering af arbejdsprocesser, der knytter sig til den specifikke dokumenttype. I rapporter og afhandlinger kunne man f.eks. få brug for at indsætte tabeller med en kompliceret opsætning og få helt styr på placeringen af billeder og diagrammer i teksten. Og det er vigtigt, at alle typer overskrifter og punkt- og talopstillingerer er éns – hver gang og hos alle personer. I breve vil man måske gerne hente adressatoplysninger fra Outlook og kunne vælge forskellige afdelinger som afsendere – ja, listen er lang.

Ved hjælp af programmering i skabelonerne kan man automatisere sådanne arbejdsopgaver, så de udføres enten automatisk når dokumentet åbner/lukker, Word åbnes osv, eller man kan udføre dem ved at klikke på en knap på Båndet eller med en tastaturgenvej.